Zadaniem było skonstruowanie systemu, który spełniałby trzy podstawowe zadania:
- ułatwiał proces przepływu informacji,
- był miejscem gromadzenia informacji,
- możliwe było dzięki niemu ujednolicenie dokumentów oraz ułatwienie dostępu do nich z zachowaniem bezpieczeństwa dla gromadzonych informacji.
Działanie systemu
System wraz z bazami danych został zainstalowany na serwerze. Oprogramowanie w początkowej fazie korzystało z bezpłatnej bazy danych MSDE. Użytkownicy realizowali połączenia za pomocą przeglądarki MS Internet Exploter. Dostęp spoza firmy ze względów bezpieczeństwa został ograniczony i możliwy wyłącznie za pośrednictwem usługi VPN.
System gromadzi dane adresowe i teleadresowe wraz ze zdjęciem użytkownika w bazie danych. System jest zamkniętym i dobrze chronionym środowiskiem, gdzie dostęp możliwy jest jedynie po uprzednim podaniu przypisanemu użytkownikowi loginu i hasła. Każdy fakt zalogowania jest odnotowany w systemie.
W systemie możliwe jest tworzenie i edycja artykułów, z możliwością dołączania plików. Artykuły składowane są w działach i poddziałach, opatrzonych klauzulami dostępu, na zasadach analogicznych do funkcjonujących przy składowaniu danych w podkatalogach na dysku komputera.
System umożliwia tworzenie nieograniczonej ilość grup dostępowych, do których z kolei przypisywani są użytkownicy; w trakcie tworzenia dokumentu można decydować, jaka grupa ma mieć do niego dostęp.
Efekty
Zbudowana struktura spełnia zakładane cele. Dwie podstawowe jej zalety to:
- szybkość wprowadzania i odbierania danych. Tak skonstruowane rozwiązanie pozbawione jest wad Internetu czyli spowolnienia i opóźnień wynikających z obciążeń globalnej sieci i samej jej struktury,
- bezpieczeństwo danych. Informacje gromadzone w intranecie fizycznie znajdują się wewnątrz firmyi chronione są wszelkimi zabezpieczeniami funkcjonującymi do tej pory, przez co nie trzeba poświęcać dodatkowych środków na nadmiarowe zwiększenie bezpieczeństwa aplikacji.